Revision: e317c7aa84

Edited Managing a Repair Ticket

[email protected] edited on Nov 18, 2021, 12:36:37 PM

@@ -1 +1,113 @@
-New Wiki Page
+Making a ticket is not end of the repair journey of a device. It goes through multiple stages and RepairDesk is always there to make every step easier for you. We understand that you would probably have to edit a ticket a dozen times before marking it as complete. To support these actions, our **Ticket Module** is designed to cater all your ticket editing needs.
+
+Ticket Edit Actions
+-------------------
+
+RepairDesk’s ticket module empowers you to revisit your tickets whenever you want and perform a bunch of actions. These actions are derived for your daily routine at work to help you at the maximum. Here are some actions you can perform using this module:
+
+1.  Print Label
+2.  Print Thermal Receipt
+3.  Maintain Work Log
+4.  Notify Customer
+5.  Add Time Log
+6.  Add an Item
+7.  Take Customer Signature
+8.  Change Ticket Status
+9.  Create Invoice
+10.  Much more. . .
+
+Edit a Ticket
+-------------
+
+Compared to the benefits edit ticket functionality offers you, the module is rather simple. You can perform all of the actions mentioned above in 3 steps at max. How? Firstly, click on the **Items** from the list shown at the left side of the screen. It will open a listing of all the tickets you ever created. Now, here are the actions you can perform along with the way to perform them:
+
+Apply Filters
+-------------
+
+While viewing ticket listing, you can filter the listing with the help of the filters available. Here is how you can do it:
+
+·Click on the **Funnel** button at the left side. It will open a new screen at the left with multiple actions.
+
+·Apply filters like **Created Date**, **Device Details** and **Ticket Details**. Once done, either click on the **Apply** button placed at the bottom to view the results or click on the **Hard Drive** icon at the bottom to save the filter settings.
+
+·In the latter selection, a new tab will open. Add a name for the filter in the designated text box and select an icon before you click on the **Save** button. You can also mark it as the default filter by turning on the toggle at the end.
+
+### Basic Details
+
+You can change the basic details of a ticket including assigned to, task type, location and device details. To do so, follow these steps:
+
+1.  Click on the either on the ticket number or customer name of the ticket you want to open.
+2.  Make sure you have _Repairs_ section opened in front of you. Click on the dropdown of the **Assigned To** in order to assign the ticket to a new worker.
+3.  The dropdown of **Task Type** and **Model Location** will allow you to set a type against the ticket and set the location of the device under repair respectively.
+4.  The _Device Details_ sub-section can help you to add either IMEI number or serial number depending on your selection. You can choose to add device network and additional items as well.
+5.  The _Actions_ sub-section allows you to add model conditions, upload images, and show passcode of the device by clicking on the **Model Conditions**, **Upload Images** and **Show Passcode** buttons respectively.
+
+![](/files/XpBJWUw.png)
+
+### Add Repair Parts
+
+1.  You can also add repair parts used during a repair to a ticket. These parts can be added in a few simple steps.
+2.  Click on the **Repair Parts** tab and then click on the **Add Repair Part** button at the top right corner.
+3.  This will open a new screen on your right side asking you to search for the repair part you want to add.
+4.  Search for the repair part and proceed to the billing screen. You can either change the part charges or go with the default ones.
+5.  Click on the **Save** button at the right bottom side and see the part and its cost added in the ticket.
+
+![](/files/ydExx3U.gif)
+
+### Add Products and Special Parts
+
+In case your customer wants to buy a product or a special part along with the repair service, you can do that on a ticket as well. Here is how you can do it:
+
+1.  Open the **Products** tab and click on the **Add Products** button at the top right of the screen.
+2.  Select the product you want to add to the ticket from the screen sliding from the right side. You will your product added in the product section and the price will be updated as well.
+3.  Click on the **Add Special Order** button next to the **Add Product** button or go to the **Special Parts** tab and click on the **Add Special Parts** button.
+4.  On the screen sliding from the right, you can choose the service to order special part against if there are multiple services.
+5.  Fill in the details like item name, unit cost, price, and required quantity in the assigned text boxes.
+6.  In supplier section, select the supplier from the dropdown. Add order link and order notes in designated text boxes.
+7.  You can also choose an order date and expected received date from the calendars assigned for each.
+8.  Choose a tax class from the dropdown if required or select **Yes** for tax inclusion.
+9.  You can create a separate purchase order by clicking on the **Yes** button below against the question or select the **No** button.
+10.  Click on the **Save** button at the bottom right to save the special order part.
+
+![](/files/020az9P.gif)
+
+### View Billing
+
+You can view the complete bill of the ticket by clicking on the **Billing** tab. It will show you a list of all the products or services included in the ticket along with details like quantity, cost, retail price, tax, discount and total. Moreover, you can view the grand total of the ticket with the discount, if applied.
+
+![](/files/FVOHwGu.png)
+
+### Add Customer Signature
+
+Customer’s signature can be added in the ticket either at the time of creation or when editing it. To add customer signature by editing a ticket, click on the **Customer Signature** button located at the top. It will open a text box for your customer to add signature.
+
+### View Invoice
+
+The last button in the row with the **Customer Signature** button is the **View Invoice** button. Clicking on this button leads you to a complete invoice generated against the ticket. You can view multiple options here and perform certain tasks. You can check details of the invoice functionality on our invoice’s knowledgebase.
+
+### Work Log
+
+Maintaining history of a ticket can be tricky at times. RepairDesk allows you to access the history for a ticket anytime you desire. When viewing a ticket, the first tab on the right side show all the actions performed on the ticket. This tab named **Work Log** shows details of the actions and the person who performed those actions. You can also switch to sub-tabs including **Private Notes**, **Diagnostic Notes**, **System Messages** and **Attachments**. All of these sub-sections show the history of previous actions performed and allows you to perform other actions as well.
+
+![](/files/2l1xJcI.gif)
+
+### Notify Customers
+
+The next tab on the right, **Notify Customer**, can be clicked to notify the customer about anything you want. The **To** field allows you to add the name of the customer whereas you can either search for the email template from the **Email Template** dropdown or write the text in the text box given. There are multiple options for you to format your text in the email. Use the **Attachment Pin** icon at the bottom to attach documents to the email and click on the **Send Email** button to send the email.
+
+![](/files/A8XyDhz.gif)
+
+### Time Log
+
+Click on the **Time Log** tab to log the time spent on the ticket. You can either click on the pre-made time buttons like **+10m**, **+1hr** and **+4hr** or you can click on the **+Custom** button to add time of your choice. Moreover, you can see the time being added to the ticket in runtime on the left side.
+
+### Printing Options
+
+There are multiple things you would want to print related to the ticket. It can include label, invoice, thermal receipt or service receipt. Here is how you can do it:
+
+1.  Click on the **Items** from the listing available at the left side of the screen and open ticket listing.
+2.  Select the ticket you would want to print anything for and click on the **Printer** icon next to it.
+3.  It will open a dropdown list for you to select from. Choose whatever you want to print and click on it.
+4.  You can also open a ticket and click on the **Print** button placed at the top and choose from the same dropdown.
+
+![](/files/jz0WBd1.gif)