Revision: 0fee119b39

+RepairDesk aims to give you one software powered to cater all your needs. A repair shop is not just about inventory, services, employees and suppliers. One has to manage shop’s accounts efficiently as well to see the growth, realize roadblocks on the path of success, and predict strategies to increase profit. RepairDesk has introduced a new module that is capable of handling the finances of your repair shop in an effective manner and project the learnings for future decisions.

+

+RepairDesk’s Chart of Accounts

+------------------------------

+

+Before we begin with the setup of RepairDesk’s chart of accounts, let’s get into some of the important definitions and rules. Every organization defines some accounts to keep the data of their finances. All of these accounts when combined, a general ledger is formed. A chart of accounts or COA is a listing of all the accounts present in the company’s general ledger. These accounts are usually broken down into subcategories for easier management.

+

+COA can be sorted with multiple filters, however, the most commonly used is the \`account number\`. Using COA makes it easier for the businesses to organize their finances and have a clearer insight into the financial health of the company. Here are some terms you must be aware of:

+

+**Equity:** Value to be returned to the shareholders of the company.

+

+**Liability:** Amount that a company owes, usually in terms of money.

+

+**Revenue:** It represents the total amount of income made by the company either through its services, good sold or both combined.

+

+**Cost of Sales (COS):** It represents the sum of all expenses used in creating a product or service, that has been sold.

+

+**Expense:** Money and resources spent while generating revenues, i.e. utilities, wages and rent.

+

+**Accrual Accounting:** It is a method of accounting in which the revenue and expenses are recorded at the time of transaction instead when the payment is received or sent.

+

+Credit & Debit

+--------------

+

+Credit and Debit are more like tools that are used in finance and accounting in every transaction. Together, they show the affect of a transaction and help understand finance and accounts in a better way. You would see them being used in our Chart of Accounts as well.

+

+### Double Entries

+

+The finance and accounting industry operate on a simple concept – every monetary transaction has to be broken down in terms of credit and debit. This concept is applied on every single penny flowing in or out of the company’s account. This activity is performed to satisfy the given equation of accounting:

+

+> **Assets= Equity + Liabilities**

+

+This activity of double entry ensures that credits are balanced by debits in the company’s general ledger.

+

+Types of Financial Statements

+-----------------------------

+

+There are primarily two types of financial statements that are dealt in chart of accounts. One is known as Balance Sheet Type that deals in financial statement related to balance while other is known as Profit and Loss (P&L) Type that deals in profit and loss statements. These types have further sub-types. P&L Type covers income, COGs (Cost of Goods Sold), Expenses, Other Income and Other Expenses. Similarly, Balance Sheet Type covers Assets, Liabilities, Equity, Cash, Bank, Current Assets and Liabilities.

+

+What Does RepairDesk Offers You?

+--------------------------------

+

+RepairDesk offers you to map all your accounting and finance related necessary details on Chart of Accounts. Sub-types for the accounts are already made for the ease of the repair shop owners. However, they can make new account sub-types and edit the manually-made sub-types if they want. The manually-made sub-types can’t be deleted once they are linked with a transaction. Here is how we have mapped your repair shop’s cash inflow and outflow on the account sub-types at hand:

+

+### Expenses → (Main Account)

+

+The nature of expenses is considered debit. In case of adding expenses, debit is taken as positive while the credit is taken as negative. Here are the entries that are logged automatically while the remaining ones have to be added manually.

+

+1.  General & Admin Expenses

+2.  Commission → (Hit by commission and journal entry)

+3.  Refund → (Hit by automatic commission refund)

+

+### Revenue → (Main Account)

+

+In case of adding revenue as refund, debit is taken as negative and credit is taken as positive while logging revenue from invoices. Here are the entries that are logged automatically while the remaining ones have to be added manually.

+

+1.  Products

+2.  Repair Parts

+3.  Service Items

+4.  Special Ordered Items

+5.  Buy Backs

+6.  Refunds

+

+### Cost of Sales → (Main Account)

+

+In case of COGs, debit is taken as positive while the credit is taken as negative. Here are the entries that are logged automatically while the remaining ones have to be added manually.

+

+SubHeaders (debit + (in case of invoice) and credit - (in case of refund))

+

+1.  Products

+2.  Repair Parts

+3.  Special Ordered Items

+4.  Buy Backs

+5.  Refunds

+

+### Assets → (Main Account)

+

+In case of assets, debit is taken as positive while the credit is taken as negative. Here are the sub-headers and the entries that can be logged automatically while the remaining ones have to be added manually.

+

+**Current Assets**

+

+1.  Account Receivable

+2.  Cash in Hands

+3.  Integrated Payments

+4.  Inventory

+5.  Refunds

+

+### Liabilities

+

+In case of liabilities, debit is taken as negative while the credit is taken as positive. Here are the entries that are logged automatically:

+

+1.  Current Liabilities

+2.  Account Payable

+3.  Taxes Payable

+4.  Pre Received Income (Auto in case of Deposits)

+

+### Equity → (Main Account)

+

+In case of equity, debit is taken as negative while the credit is taken as positive. All entries here are to be logged manually.

+

+